Remettre les points sur les « I » : Développements légaux récents en droit social

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Remettre les points sur les « I » : Développements légaux récents en droit social

Un conseil de Stéphanie Messas chez Deborah A. Nilson & Associates, Pllc, à New York - Membre du French District

En tant qu'employeur, la pléthore de lois sociales fédérales et étatiques qui régit la relation de l'entreprise avec ses employés peut sembler imposante et incompréhensible. En effet, ces lois évoluent à une vitesse grand V. Voici donc un bref résumé qui a pour but de vous familiariser avec ces quelques développements légaux majeurs.

1. Déductions du Salaire de l’Employé

La Loi

Le Fair Labor Standards Act (la « LSF ») s’applique aux compagnies qui emploient une ou plusieurs personnes qui produisent des biens ou services pour le commerce national Américain, c’est-à-dire le commerce inter-États. La LSF régit les salaires et les heures de travail pour les employés définis comme « nonexempt » (seulement les nonexempt employés ont droit à une rémunération pour leurs heures supplémentaires sachant que la plupart des employés visés par la LSF sont non exempt).

La LSF nécessite que vous, l’employeur, payiez les nonexempt employés au moins le salaire minimum fédéral ainsi que leurs heures supplémentaires, c’est-à-dire toute heure travaillée au-dessus de 40 heures par semaine. Les employés qui sont exemptés de la loi n’ont pas droit aux heures supplémentaires ou le salaire minimum fédéral, mais les employeurs ne peuvent pas non plus réduire leur salaire à souhait.

Les déductions permises

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La LSF permet certaines déductions (telles que lorsqu’un salarié exempt est absent du travail pendant une ou plusieurs journées pour des raisons personnelles autres que la maladie) si la déduction est faite en bonne foi, conformément à une police, politique ou pratique, de l’employeur.

Déductions inadmissibles

En revanche, les employeurs ne peuvent pas déduire une somme du salaire d’un employé exempt en raison de « la qualité ou quantité » de son travail. Cela signifie que le salarié doit recevoir un salaire complet hebdomadaire lorsque qu’un travail est effectué au cours de la semaine (le nombre d’heures ou de jours travaillés est sans importance), même quand un employé est prêt, disponible et capable de travailler mais que la compagnie n’est pas en mesure de lui trouver un travail.

New York Labor Law

L’article 193 du New York Labor Law (« Article 193 ») a été modifié afin d’élargir les types de déductions salariales qui sont autorisées par l’état de New York. L’article 193 permet maintenant expressément aux employeurs de faire des déductions salariales pour récupérer des sommes surpayées ou bien des avances sur les revenus de l’employé dans certaines circonstances seulement. Nous attendons plus de directives réglementaires du Département de Travail de l’Etat de New York (New York State Department of Labor).

En Résumé : Les employeurs ne doivent pas faire de déductions qui ne sont pas permises, même sur les salaires des employés exempt, car un employeur peut par la suite perdre ce statut par lequel son employé serait exonéré de la LSF, surtout si cette déduction est une pratique courante de l’entreprise.

Si vous envisagez de faire des déductions salariales, même permises par l’Article 193, nous vous avisons de consulter un avocat et d’inclure ces déductions dans le manuel des employés de la société.

2. Healthcare Exchange Notice Requirement

La Loi

La loi Patient Protection Affordable Care Act (la « ACA ») exige que tous les employeurs offrent à leurs employés un avis écrit (par courriel ou sur papier) de la disponibilité des différents types de couverture d’assurance (indépendant du fait que l’employeur fournisse ou pas une assurance à ses employés), par le biais du « public health insurance exchange ».

L’avis doit inclure :

  • Une description de l’existence des services fournis par le gouvernement ;
  • Si l’employé peut recevoir un crédit d’impôt ou une réduction de coûts, si l’assurance fournie par l’employeur ne remplit pas certaines conditions ;
  • Des informations au sujet de la perte potentielle des cotisations reçues de l’employeur dans le cas où l’employé achète une assurance au travers du public health insurance exchanges ; et
  • Les coordonnées des ressources du service client au sein du « public health insurance exchange ».

En Résumé : De nombreux employeurs négligent de distribuer ces avis parce que l’ACA ne semble pas imposer de sanctions claires. Cependant, l’absence de sanctions explicites ne se traduit pas forcément par une absence de conséquences et il est recommandé que tous les employeurs se conforment à cette exigence.

3. New York Paid Sick Leave Act

La Loi

La loi New York City Earned Sick Time Act (l’ »ESTA« ), qui est entrée en vigueur le 1er avril 2014, exige que les employeurs fournissent jusqu’à 40 heures de congés maladie par an (rémunérées ou pas) aux employés travaillant à New York.

Les employés pourront par la suite utiliser ces heures pour leurs soins ou assister à ceux d’un membre de leur famille. De par la loi, les employeurs qui doivent fournir ces congés maladie doivent aussi donner une notification à tout nouvel employé dès lors celui-ci commence à travailler. De plus, chaque compagnie aurait dû fournir la même notification concernant ces congés aux salariés existants avant le 1er mai, 2014.

Application de l’ESTA

  • L’ESTA comprend les employeurs avec cinq salariés ou plus qui sont embauchés pour plus de quatre-vingts heures par an (les employeurs ayant moins de 5 employés doivent fournir des congés sans solde).
  • À la date d’embauche, les employés couverts par cette loi ont le droit de commencer à accumuler des congés maladie à raison d’une heure pour toutes les 30 heures travaillées, avec un maximum de cinq jours (40 heures) de congés par an.
  • Les employeurs ne sont obligés d’accepter que leurs employés prennent ces congés maladie qu’après 120 jours suivant la date d’embauche.
  • Les employés ne peuvent pas perdre leurs congés maladie déjà accumulés car ceux-ci se reportent à l’année suivante. Cependant, une fois reportés, les congés accumulés ne s’ajoutent pas à des jours de congés supplémentaires. L’employé n’a tout simplement pas besoin de les accumuler une fois de plus et peut prendre son congé si nécessaire.
  • Les employeurs qui donnent au moins cinq jours de congés (congé maladie et/ou vacances) n’ont pas à se soucier des congés se reportant sur l’année d’après si l’employé a utilisé ses congés dans l’année.
  • « Membre de la famille » comprend les grands-parents, les petits-enfants et les frères et sœurs (ainsi que les conjoints et enfants), mais l’employé doit expliquer les raisons du besoin de congés maladie.
  • L’ESTA impose un devoir de notice ainsi qu’une obligation de tenir des registres à jour sur les employeurs.

En Résumé : Les employeurs qui ne respectent pas l’ESTA peuvent subir des dommages pécuniaires et sanctions. Il est primordial que les employeurs connaissent la loi, et qu’ils aient un système précis pour calculer les congés maladie accumulés dont leurs salariés sont informés.

4. New York City Human Rights Law

La Loi

La loi New York City Human Rights Law (« NYCHRL« ) protège les employés contre toute discrimination  (contre l’ethnie par exemple) et toutes représailles contre un employé qui aurait exercé une activité protégée (par exemple le dépôt d’une plainte de discrimination).

Développement juridique récent

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Dans le cas de Mihalik v. Crédit Agricole Cheuvreux North America, Inc., la Cour d’Appel a confirmé que certains comportements qui ne sont pas passibles de poursuites en vertu du droit fédéral ou étatique, peuvent en revanche entraîner une réclamation viable selon les normes plus clémentes de la loi NYCHRL.

Il peut toujours être difficile pour les employés de prouver une allégation de discrimination, mais le cas de Mihalik augmente la difficulté pour les employeurs d’obtenir un jugement rejetant les déclarations au titre de la loi NYCHRL.

En Résumé : Les entreprises devraient avoir en place : (i) des politiques détaillées antidiscriminatoires (reconnues par tous les employés par écrit); (ii) des sessions annuelles de formation de tous les superviseurs et employés concernant le respect de ces politiques (de préférence enregistrées); et (iii) un système efficace de rapport écrits de comportements/actes inappropriés au travail, ce qui inclut les individus responsables de recevoir des réclamations.

5. Régulations concernant l’Utilisation des Réseaux Sociaux

Contexte

Si une entreprise possède plusieurs employés, un manuel des employés est un outil de référence nécessaire, non seulement pour les employés afin d’avoir sous la main les politiques au sein de leur boîte mais pour les employeurs car ces guides offrent une certaine protection légale.

Développement juridique récent

L’explosion des réseaux sociaux n’est guère nouvelle pour les employeurs ou les employés. En effet, plusieurs décisions récentes, y compris celle de la National Labor Relations Board, tentent de définir les limites juridiques entre les droits des employés de s’exprimer (certaines activités sont protégées par les lois fédérales du travail et certaines restrictions sont illégales) et le droit des employeurs de protéger leurs informations confidentielles, leurs images en ligne et leur présence et/ou réputation.

Cependant, la jurisprudence dans ce domaine n’est pas encore claire, aussi cela incite-t-il les entreprises (i) à posséder des règlements intérieurs complets au travers de guide du personnel (ii) à imposer une formation approfondie des employés concernant le contenu et les informations que les employés peuvent partager en ligne.
Ces politiques devraient inclure au moins: (i) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au travail (Facebook, Twitter, Instagram) ; (ii) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au sujet de l’employeur ; et (iii) l’utilisation par la personne en charge des comptes de réseaux sociaux de la société (y compris les mots de passe).

En Résumé : Les réseaux sociaux peuvent être un outil  professionnel de marketing précieux, pour recruter et former des équipes compétentes, connecter les employés, encourager le renforcement de l’équipe et augmenter la productivité. Cependant, il est dans l’intérêt des employeurs d’élaborer des paramètres clairs et précis qui sont conformes aux lois fédérales et étatiques.

Conclusion

Bien que cet article ne vise pas à offrir un exposé détaillé des lois et règlements, si votre entreprise a des employés ou envisage d’embaucher des employés, nous serons heureux de répondre à vos questions au sujet de ces évolutions pour aider votre entreprise à se conformer à ces lois, vous donner des exemples de notice, et/ou vous fournir des informations officielles et plus complètes sur ces lois et règlements.

 

Ceci n’est ni un conseil juridique ni le début de relations avocat-client.
Les informations disponibles dans cet article sont seulement à titre informatif et ne visent pas ou ne constituent pas des conseils juridiques, un appel d’offres pour la formation d’une relation avocat-client, ou la création d’une relation avocat-client. Les informations fournies peuvent ne pas concerner vos circonstances ; par conséquent, vous devriez consulter un avocat avant d’utiliser toute information qui peut être trouvée dans cet article. En outre, les informations fournies dans l’article peuvent ne pas refléter les développements juridiques les plus récents.

Contactez Stéphanie Messas, du cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC

Deborah A. Nilson & Associates, PLLC   •  10 East 40th Street  •  Suite 3310  •  New York, NY 10016 212 687 1155  [email protected]  NilsonLaw.com 

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