Le jargon des formulaires fiscaux en Floride

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entreprise, fiscalite, législation
Le jargon des formulaires fiscaux en Floride

Connaitre l'essentiel des documents fédéraux en matière fiscale

IRS, EIN, W-2, DR-15 … des sigles barbares qui ne vous évoquent rien mais qu’il est bon de connaître si vous créez une société dans le Sunshine state. Quel document remplir pour déclarer un salarié, quel formulaire demander pour le paiement de la sales tax, ou pour votre déclaration d’impôts ? Voici un topo de ce qu’il faut connaître pour décrypter la langue si singulière de votre expert-comptable.

 

Documents fiscaux à la création de la société

Le site Sunbiz.org

La première bonne nouvelle est que vous pouvez créer une société en Floride, de manière relativement simple et en quelques clics sur le site

Sunbiz.org (traduction : fairedesaffairesausoleil.com, tout un programme…).

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Nous vous recommandons cependant de faire appel à un expert-comptable (ou un expert-comptable francophone, encore mieux…) pour vous assister, car certaines de vos réponses peuvent avoir des conséquences fiscales importantes.

L’autre bonne nouvelle, c’est que vous pouvez quand même créer votre société sans numéro de sécurité sociale : pour cela il vous suffit de remplir le

formulaire SS-4.

 

Le formulaire SS-4

Une fois que vous avez enregistré votre société et payé les frais afférents à sa constitution, vous devez ensuite demander un numéro EIN (ou Tax ID), qui est le numéro fiscal de votre société en Floride. La demande se fait auprès de l’IRS, le fisc américain, sur un formulaire SS-4. L’EIN est l’équivalent du numéro SIRET en France.

Documents relatifs à l’embauche de personnel

Si vous souhaitez employer des salariés aux Etats-Unis, vous devez remplir deux documents : le

W-4 et le
I-9.
Si en revanche, vous préférez recruter des indépendants (Independents Contractors), utilisez le
W-9.

La Sales Tax (TVA Collectée)

Si vous ne disposez pas d’un numéro de sécurité sociale lors de l’inscription de votre société à l’IRS pour la Sales Tax, cela risque d’être long et compliqué. Il faut se déplacer en personne, prendre un ticket et attendre son tour… Listes des bureaux :

Dor.myflorida.com/dor/taxes/servicecenters.html

Pour les autres, il vous suffit de vous inscrire en ligne, en quelques clics, sur

 MyFlorida.com (joli nom pour un site officiel non ?).

Documents fiscaux pendant l’activité de la société

Ça y est, l’entreprise tourne à plein régime ! Il va falloir penser aux déclarations de paye et de revenus.

Déclaration de paye

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Elle se fait à deux niveaux :

  • La déclaration fédérale se fait sur le
    formulaire 941, tous les trimestres, soit sur le
    formulaire 944, chaque année. Il faut aussi remplir le
    formulaire 940 (une fois par an) pour le chômage au niveau fédéral, ainsi que le formulaire 941 qui concerne la déclaration des charges salariales.
  • La déclaration de paye en Floride se fait sur un
    document UCT6, de manière trimestrielle.

Sales tax

La déclaration de Sales Tax, est à remplir sur le

formulaire DR-15 tous les mois ou tous les trimestres en fonction du carnet de coupons (DR-15 Sales and Use Tax returns) que vous recevrez.

Documents fiscaux à la fin de l’année fiscale de la société

Déclaration de revenus

Votre première obligation est de refaire votre « Annual Report » chaque année sur le site

Sunbiz.org.

La déclaration de revenus, ou « Tax return », se réalise sur des formulaires différents en fonction du type de sociétés :

N’oubliez pas également de remplir le

formulaire 1099 (pour les travailleurs indépendants) ou le formulaire W-2 (pour les salariés). Vous devez y inscrire le montant des rémunérations de l’année. Vous devez ensuite leur donner ce document afin de leur permettre de déclarer leurs revenus.

Vous avez tout compris ? Bravo ! Sinon faites appel à un expert comptable, dorénavant, au moins vous comprendrez ce qu’il vous dit…

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